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大型活动策划注意事项

广州活动策划:大型活动策划和实施是公关工作常用的技术手段。要有效地进行大型活动策划与实施,首先要弄清楚几个基本问题,例如:如何界定大型活动?哪些单位或在什么样的情况下使用大型活动?大型活动策划有什么技巧?策划的程序、方法是怎样的?这样有利于我们把大型活动组织的更加完善。

 一、大型活动的定义  

大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。这一定义要把握三个重要概念: 第一,大型活动要有鲜明的目的性。大型活动往往耗费很多资源,包括人力、物力。如一个产品要进入一个中心城市,恐怕要花数百万元的传播费用。我们最近在深圳为山西一个公司做上市公关,费用开支达数百万元。这样大的花费,为什么还要组织这样的大型活动呢?当然是为了企业的传播需要,为了吸引更多的人去购买他的股票,这是大型活动的目标。没有目的而耗费资金做活动是不可能的,目的不鲜明也是不值得的。我们经常遇到这样一些厂家,看到人家公司庆典活动,他也要做庆典活动,而且要求活动更热闹,规模更大、规格更高,但不知为什么,在活动中要传播什么信息也不清楚,显然没有目的性。 
第二,要有计划性。凡事都应有计划,大型活动更不例外,而且更要求有周密的计划。 
第三,众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动,就应该有众多的人参与,但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工,要开一个全体大会,也是众多人参与,你能说这是大型活动吗?大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量,而是在于活动的社会化程度。 

大型活动注意事项

1 .  大型活动的策划方案中需要包括详细的分工(具体到人)和需要完成的时间。

2.  会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失; 

3.  一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放 的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等;

4.  一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。 

5.  领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动 
正式开始时再引导入会场. 
6.  所借的音响设备必须事先调试,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔、 
mp3等现场录音设备(也须调试),并安排专人负责; 
7.  如果现场需要播放ppt,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文 
件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等; 
8.  大型活动需事先制作议程PPT,一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关 图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有 
较大差异,字体颜色和背景色间的对比可能需要调整. 
9.  大型活动还须设签到席,派专人负责签到; 
10. 所有大型活动必须联系研报安排同学摄影和摄像,并写新闻稿。重大活动需要 

联系校新闻中心许尔传摄像,刘畅老师摄影,并于会后交新闻稿.

11. 议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。 

12. 活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取
大家意见. 
附:会议席卡的摆放次序 
摆放席卡时,职务最高的领导的名字放在正中,职务或排名次之的领导的名字放在 他左边,再次之的领导名字放在职务最高的领导的名字右边,以此类推,以下再按 

"左右左右"的顺序摆放。特别注意:其中左右是席卡摆放者面对观众而言。 

有关策划书的写作注意事项 

1、 条理一定要清楚,分类要合理,一般包括以下几部分:活动目的、可行性分析、活动内容(这个最重要)、分工(含工作推进)、预算   

2、 活动内容这一块应包含以下几个方面的内容:宣 传(包含宣传形式以及宣传日程)   报 名(又叫参赛方式,含报名时间、报名方式、参赛要求等等)   活动形式(这才是真正意义上的活动内容,包括活动分为哪几个环节,每个环节都是些什么内容,如果是体育类比赛就应包含赛程赛制规则等等。)   

活动流程(这个应从两方面写,一是大流程,即整个活动期间各个环节应该干的事,什么时候宣传,什么时候都是哪个阶段的比赛等等;二是小流程,即正式比赛或活动当天的流程,严格来讲这一部分的流程不应出现工作人员要干的事情,而只出现活动相关的内容,类似于晚会节目单,只出现观众和比赛人员应知道的流程。一般情况给外人看的策划只出现小流程)评 奖(含奖项设置、评奖办法、平分细则等等)   注意事项(具体活动具体分析)   

3、 分工要按照“工种”给工作人员分类,同时著名各项工作完成时限(这一块一定要细,要责任到人)   

4、 预算要合理(实地考查)、有周转空间、同时应学会“该花的不能吝啬,该省的一定要省”   

5、 如果是要拉赞助的活动一定要单独做赞助邀请(这个下次再讲^_^)   
6、 策划的语言一定要精炼、书面化,不能罗嗦或是出现大白话   
7、 策划要讲求格式划一,该空行的地方统一空行,包括行间距、字体大小、缩进度都得保持一样,这样才清楚整齐。举个例子:策划里面,“活动目的”、“活动内容”、“预赛”等等这样的大标题肯定要求同号字,同样字体。然后他们下

面的1、2、3都得是一个格式。总之格式很重要,有时候决定了人家远不愿意看你策划。   

8、 总之策划代表了你的思想,如果你写的东西乱证明你自己都没把活动想的很清楚,没做到每一快都心中有数,搞

起活动来肯定是一个“乱”字。搞活动可千万不能有“得过且过”的想法,更不能自我欣赏!!!

发布人: 发布时间:2016年1月16日 此新闻已被浏览 1354 点击关闭窗口
 
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